Home Thuế GTGT Cách Xử Lý Khi Bị Thanh Tra Thuế Kiểm Tra Số Liệu

Cách Xử Lý Khi Bị Thanh Tra Thuế Kiểm Tra Số Liệu

Môi trường kinh doanh luôn đối mặt với các quy định pháp luật ngày càng nghiêm ngặt, việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho quá trình thanh tra thuế là điều không thể xem nhẹ. Bài viết dưới đây Nghiệp vụ Kế toán thuế sẽ chia sẻ Cách Xử Lý Khi Bị Thanh Tra Thuế Kiểm Tra Số Liệu một cách chi tiết và thực tế, giúp doanh nghiệp cũng như cá nhân nắm bắt được các bước cần thiết để tự tin đối mặt với quy trình thanh tra.

1. Hiểu Biết Về Quy Trình Thanh Tra Thuế

a. Mục đích của việc thanh tra thuế

Căn cứ vào Quyết định 1404/QĐ-TCT năm 2015 và Quyết định 970/QĐ-TCT năm 2023 thì mục đích của việc thanh tra thuế, kiểm tra thuế như sau:

(1) Đối với thanh tra thuế

– Chuẩn hóa các nội dung công việc trong hoạt động thanh tra thuế.

– Đảm bảo hoạt động thanh tra thuế được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, thống nhất từ Tổng cục Thuế đến Cục Thuế, đáp ứng yêu cầu cải cách và hiện đại hóa ngành thuế.

– Nâng cao năng lực hoạt động thanh tra thuế, đảm bảo tính khách quan, công khai, minh bạch trong công tác thanh tra thuế.

(2) Đối với kiểm tra thuế

– Tăng cường công tác kiểm tra thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế trên cơ sở áp dụng cơ chế quản lý rủi ro, ứng dụng công nghệ thông tin vào kiểm tra thuế nhằm phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời những vi phạm về thuế, chống thất thu thuế.

– Nâng cao tính tự giác tuân thủ pháp luật thuế của người nộp thuế trong việc thực hiện quy định pháp luật về thuế.

– Thực hiện cải cách hành chính trong việc kiểm tra thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế phát triển sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

b. Phân loại các hình thức thanh tra thuế

– Kiểm tra số liệu

Đây là hình thức thanh tra tập trung vào việc rà soát, đối chiếu các số liệu trong sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, hóa đơn và chứng từ liên quan đến việc kê khai và nộp thuế. Mục tiêu chính là phát hiện các sai lệch, thiếu sót hoặc hành vi gian lận trong số liệu tài chính của doanh nghiệp.

– Thanh tra hành chính

Hình thức này nhằm đánh giá việc tuân thủ các quy định hành chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như thủ tục kê khai, nộp thuế, lưu trữ hồ sơ. Thanh tra hành chính tập trung vào các quy trình, thủ tục và quy định, đảm bảo rằng doanh nghiệp thực hiện đúng theo pháp luật.

– Kiểm tra chuyên sâu

Đây là hình thức thanh tra được áp dụng khi có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng, đặc biệt là những trường hợp có dấu hiệu trốn thuế, gian lận hoặc thao túng số liệu. Quy trình này thường phức tạp hơn, đòi hỏi sự can thiệp của các chuyên gia trong lĩnh vực thuế và kế toán để phân tích và đánh giá toàn diện.

c. Quy trình thanh tra thuế mới nhất hiện nay

Hiện tại, quy trình thanh tra thuế mới nhất hiện nay vẫn đang áp dụng theo Mục II Phần II Quyết định 1404/QĐ-TCT năm 2015, quy trình thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế được thực hiện như sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và quyết định thanh tra.

Bước 1: Tập hợp tài liệu, phân tích xác định nội dung thanh tra

Bước 2: Ban hành quyết định thanh tra

Bước 3: Thông báo về việc công bố quyết định thanh tra

Giai đoạn 2: Tiến hành thanh tra

Bước 1: Công bố Quyết định thanh tra thuế

Bước 2: Tiến hành thanh tra tại trụ sở của người nộp thuế

Bước 3: Lập biên bản thanh tra

2. Chuẩn Bị Hồ Sơ Và Tài Liệu

Sau khi nhận được thông báo, quyết định của cơ quan thuế về việc thanh tra thuế, kế toán cần chuẩn bị các loại hồ sơ sau.

– Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị

Kế toán tiến hành rà soát, kiểm tra lại các hồ sơ pháp lý của công ty và các công văn đi, đến liên quan đến pháp lý, thuế, bao gồm:

Giấy phép kinh doanh
Đăng ký thuế
Các loại giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, tài sản
Hợp đồng lao động
Sổ sách kế toán

Doanh nghiệp cần sắp xếp hồ sơ pháp lý một cách khoa học, dễ tìm kiếm để thuận tiện cho việc kiểm tra của cơ quan thuế.

– Sắp xếp chứng từ gốc

Bộ phận kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp các chứng từ gốc theo thứ tự được quy định dựa trên bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã được nộp theo tháng và quý. Mỗi tập hồ sơ cần phải kèm theo đầy đủ giấy tờ xác thực các nghiệp vụ phát sinh, như hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý, phiếu xuất nhập kho, v.v. Tất cả các tài liệu này phải được chứng thực bằng chữ ký của các bên liên quan.

Lưu ý: Kế toán nên kiểm soát hồ sơ, chứng từ chặt chẽ, đảm bảo đầy đủ và đúng quy định mới thực hiện thanh toán, hạch toán.

– Kiểm tra lại hạch toán nghiệp vụ kế toán trên phần mềm

Dựa trên việc rà soát cẩn thận các hóa đơn, chứng từ gốc và sổ sách kế toán, bộ phận kế toán sẽ kiểm chứng lại quá trình ghi nhận nghiệp vụ kinh tế trên phần mềm, sau đó đối chiếu với dữ liệu hóa đơn được cập nhật trên Cổng thông tin điện tử Hóa đơn điện tử.

– Sắp xếp các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

Kế toán tiến hành sắp xếp các loại báo cáo đã nộp theo năm. Hồ sơ phục vụ thanh tra thuế chủ yếu gồm các loại báo cáo sau:

Tờ kê khai thuế GTGT hàng tháng
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
Báo cáo thuế TNDN tạm tính hàng quý;
Báo cáo tài chính;
Quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế,… theo từng năm.

Với các loại sổ sách, kế toán những sắp xếp theo năm và in đầy đủ các loại sổ sách theo quy định.

– Sắp xếp các loại hợp đồng

Kế toán tiến hành sắp xếp hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra riêng theo thứ tự thời gian phát sinh.

Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có như biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, các loại biên bản bàn giao,…

Ngoài ra, các loại hợp đồng khác phải chuẩn bị như hợp đồng lao động (bao gồm phụ lục đi kèm), hợp đồng giao khoán công việc, các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác hoặc tăng lương. Chú ý sắp xếp và chuẩn bị cả hồ sơ nhân sự đi kèm theo các hợp đồng lao động đã ký.

Các loại hợp đồng thuê ngoài như thuê máy móc thiết bị, vận chuyển,…

– Kiểm tra sổ phụ ngân hàng

Người kế toán kiểm tra xem đã chuẩn bị các sổ phụ ngân hàng hàng năm hay chưa.

– Các loại kiểm tra khác

Ngoài các loại hồ sơ, chứng từ và hợp đồng trên, người kế toán phải tiến hành kiểm tra các loại hồ sơ sở:

Kiểm tra và đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ cái tài khoản;
Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản như hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào và sổ kế toán;
Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng đã có đầy đủ các đối chiếu hết công nợ với khách hàng;
Kiểm tra các khoản chi phí phải trả;
Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra với bảng kê khai thuế;
Kiểm tra đầu vào và đầu ra đã trùng khớp/không chênh lệch;
Kiểm tra chữ ký trên các hóa đơn, chứng từ đầy đủ.

3. Xử Lý Các Vấn Đề Khi Bị Thanh Tra

Khi phát hiện ra các sai sót hoặc thiếu sót trong số liệu, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình xử lý cụ thể nhằm khắc phục và làm rõ vấn đề trước cơ quan thuế. Cụ thể:

Bước 1: Xác Định Và Phân Tích Nguyên Nhân

Rà soát kỹ lưỡng: Đầu tiên, tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quy trình ghi chép số liệu, từ lúc nhập liệu đến việc lưu trữ chứng từ, nhằm xác định vị trí và nguyên nhân xuất hiện sai sót.

Phân tích chi tiết: Xem xét liệu lỗi phát sinh do sai sót trong quá trình nhập liệu, lỗi kỹ thuật phần mềm hay do quy trình lưu trữ, đối chiếu không chặt chẽ. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể và tìm ra điểm yếu cần cải thiện.

Bước 2: Thực Hiện Các Biện Pháp Khắc Phục

– Bổ sung, sửa chữa hồ sơ, tài liệu:

Cập nhật thông tin: Ngay khi xác định được lỗi, doanh nghiệp cần bổ sung hoặc chỉnh sửa các hồ sơ, chứng từ bị thiếu hoặc không chính xác. Điều này bao gồm việc cập nhật số liệu trên phần mềm kế toán và bổ sung các chứng từ liên quan để đảm bảo tính đầy đủ và minh bạch.

Ghi chép thay đổi: Mọi sửa đổi phải được ghi nhận rõ ràng, có dấu thời gian và chữ ký của những người chịu trách nhiệm, nhằm đảm bảo quá trình chỉnh sửa được minh bạch và có cơ sở chứng minh sau này.

– Trình bày lý do và biện pháp khắc phục với cơ quan thuế:

Giải trình minh bạch: Doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với cơ quan thuế, trình bày chi tiết nguyên nhân gây ra sai sót cùng với các bước đã thực hiện để khắc phục.

Cung cấp bằng chứng: Kèm theo bản giải trình là các tài liệu chứng minh quá trình rà soát và chỉnh sửa, giúp cơ quan thuế nắm bắt rõ ràng tình hình thực tế và các biện pháp đã được áp dụng.

– Đàm phán, giải trình khi cần thiết:

Thảo luận với cơ quan thuế: Trong trường hợp cơ quan thuế có ý định xử phạt, doanh nghiệp có thể đàm phán để giảm thiểu mức phạt dựa trên quá trình khắc phục kịp thời và đầy đủ.

Hỗ trợ chuyên gia: Nếu cần, doanh nghiệp nên nhờ đến sự tư vấn của chuyên gia thuế hoặc luật sư để có thêm cơ sở pháp lý vững chắc trong quá trình đàm phán và giải trình, đảm bảo quyền lợi được bảo vệ tối đa.

>>> Xem thêm: Kinh Nghiệm Làm Việc Với Cơ Quan Thuế Hiệu Quả

4. Những Lưu Ý Trong Quá Trình Thanh Tra Thuế

Để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp, bạn cần nắm rõ và thực hiện những nội dung sau:

– Phối hợp chặt chẽ với đoành thanh tra, kiểm tra thuế

Doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho đoàn thanh tra bằng cách chủ động hợp tác trong toàn bộ quá trình kiểm tra.

Việc cung cấp các hồ sơ và chứng từ theo yêu cầu phải được thực hiện đầy đủ và chính xác, đồng thời khi có yêu cầu giải trình, thông tin trình bày cần rõ ràng và có cơ sở.

– Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ một cách toàn diện

Các tài liệu liên quan cần được tổng hợp và trình bày theo đúng thứ tự thời gian cũng như theo loại hình nghiệp vụ, giúp việc tra cứu trở nên dễ dàng.

Đảm bảo mọi hồ sơ, chứng từ đều được hoàn thiện theo đúng yêu cầu của đoàn thanh tra.

– Giải trình minh bạch và hợp lý

Khi được yêu cầu, doanh nghiệp phải trình bày lý do và các biện pháp xử lý một cách cụ thể, đầy đủ và có căn cứ rõ ràng.

Cần lưu ý rằng đoàn thanh tra có quyền đề nghị giải trình về bất kỳ khía cạnh nào liên quan đến nghĩa vụ thuế, vì vậy thông tin phải được trình bày một cách trung thực và logic.

– Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp

Trong suốt quá trình thanh tra, doanh nghiệp nên lưu giữ cẩn thận các biên bản và tài liệu liên quan, để làm căn cứ giải quyết khi có vấn đề phát sinh.

Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp có cơ sở phản hồi mà còn bảo vệ quyền lợi của mình trước các quyết định xử phạt không chính xác.

– Quyền khiếu nại và tố cáo: Nếu doanh nghiệp không đồng thuận với kết luận của quá trình thanh tra, bạn có quyền khiếu nại hoặc tố cáo tới cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Dưới đây là một số lưu ý cụ thể theo từng giai đoạn của quá trình thanh tra và kiểm tra thuế:

Trước khi thanh tra, kiểm tra:

Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế, thực hiện kê khai đúng hạn và đảm bảo sổ sách, chứng từ kế toán đầy đủ, hợp pháp.
Chuẩn bị toàn bộ hồ sơ, chứng từ theo quy định hiện hành.
Phân công những nhân sự có kinh nghiệm và trình độ phù hợp để làm việc trực tiếp với đoàn thanh tra.

Trong giai đoạn thanh tra, kiểm tra:

Hợp tác và hỗ trợ đầy đủ cho đoàn thanh tra, cung cấp các tài liệu cần thiết theo đúng yêu cầu.
Trình bày và giải thích các vấn đề một cách rõ ràng, minh bạch và có hệ thống.

Sau khi thanh tra, kiểm tra:

Lưu trữ cẩn thận biên bản thanh tra để làm căn cứ xử lý khiếu nại hoặc tranh chấp phát sinh sau này.
Nếu không đồng ý với kết luận của thanh tra, doanh nghiệp có quyền khiếu nại hoặc tố cáo đến cơ quan chức năng.

Việc chuẩn bị sẵn sàng và nắm vững Cách Xử Lý Khi Bị Thanh Tra Thuế Kiểm Tra Số Liệu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp và cá nhân tự tin đối mặt với mọi tình huống. Qua bài viết trên của Nghiệp vụ Kế toán thuế, hy vọng bạn đã hiểu được tầm quan trọng của việc duy trì hồ sơ số liệu minh bạch, đồng thời nắm bắt các bước xử lý hiệu quả khi bị thanh tra.

>>> Xem thêm: Học kế toán thuế chuyên sâu ở đâu tốt