Home Thuế GTGT Kinh Nghiệm Làm Việc Với Cơ Quan Thuế Hiệu Quả

Kinh Nghiệm Làm Việc Với Cơ Quan Thuế Hiệu Quả

Làm việc với cơ quan thuế là một phần không thể tránh khỏi đối với doanh nghiệp và kế toán. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách xử lý hồ sơ, thủ tục thuế một cách suôn sẻ và hiệu quả. Việc thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến sai sót, chậm trễ hoặc thậm chí là các vấn đề pháp lý không mong muốn.

Vậy làm thế nào để giao tiếp, hợp tác với cơ quan thuế một cách chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro? Trong bài viết này, Nghiệp vụ Kế toán thuế sẽ chia sẻ kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế hiệu quả, giúp bạn tự tin hơn khi giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế, từ khai báo, quyết toán đến giải trình!

I. 10 vấn đề kế toán cần chú ý trước khi làm việc với cơ quan thuế

1. Kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT):

– Chỉ tiến hành kê khai thuế khi có hóa đơn gốc đối với hàng mua trong nước hoặc giấy nộp thuế bản chính đối với hàng nhập khẩu. Trong trường hợp chưa nhận được bản gốc mà chỉ có bản sao hoặc bản scan, cần ghi chú lại ngay để nhắc nhở việc thu thập bản gốc. Nếu không lưu ý, giữa khối lượng công việc bận rộn, vài ngày sau có thể quên mất, đến khi cần mà không có thì sẽ gây nhiều rắc rối.

– Việc kê khai thuế đối với hàng nhập khẩu phải dựa trên giấy nộp thuế thay vì sử dụng tờ khai hải quan.

– Sau khi hoàn tất kê khai và đã nộp báo cáo thuế, cần trích xuất tờ khai ra file Excel và lưu trữ vào một thư mục riêng. Điều này giúp dễ dàng tra cứu và sử dụng khi đến kỳ quyết toán thuế sau này.

2. Hàng hóa

– Đối với hàng xuất sử dụng nội bộ, hàng khuyến mãi hay bất kỳ loại hàng hóa nào rời khỏi kho, đều phải lập hóa đơn. Có nhiều cách để xuất hóa đơn, nhưng quan trọng là không được bỏ sót. Hóa đơn luôn là điểm dễ bị kiểm tra và truy vấn, vì vậy, việc lập hóa đơn đầy đủ vẫn tốt hơn là để thiếu sót.

– Với hàng tồn kho cần thanh lý hoặc không còn đủ tiêu chuẩn để bán, nếu doanh nghiệp không thể bán được, có thể lập phiếu xuất kho và tính vào giá vốn để đưa vào chi phí. Tuy nhiên, khi quyết toán, cơ quan thuế có thể yêu cầu phải thực hiện thanh lý thực tế rồi mới được tính vào giá vốn, đồng thời vẫn phải xuất hóa đơn như một giao dịch bán hàng bình thường, dù có thể bị lỗ. Trường hợp này, nếu không đáp ứng quy định, khoản chi phí giá vốn có thể bị loại khỏi chi phí hợp lý.

– Nếu hàng đã được xuất khỏi kho nhưng hóa đơn lại được lập sau một khoảng thời gian, cần kiểm tra xem nguyên nhân chênh lệch là gì và tìm hướng giải quyết sớm. Hãy chủ động rà soát và điều chỉnh khi còn đủ thời gian, tránh để đến khi cơ quan thuế kiểm tra mới vội vàng xử lý, vì khi đó rủi ro sẽ cao hơn. Đừng chủ quan cho rằng thuế sẽ không phát hiện ra những sai sót này.

3. Chi phí lãi vay

– Khi doanh nghiệp vay vốn ngân hàng, cần đặc biệt lưu ý không để số dư tiền mặt trong quỹ quá cao, đặc biệt là vào thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu trên sổ sách quỹ tiền mặt thể hiện số dư lớn (trong khi thực tế công ty vẫn phải vay tiền để hoạt động), có thể lập phiếu chi để giảm số dư quỹ. Nội dung chi có thể ghi các khoản như chi phí marketing không có hóa đơn, phụ cấp nhân viên hoặc các khoản chi khác tương tự. Mục đích là điều chỉnh số liệu trên sổ sách cho hợp lý, nhưng cần lưu ý ghi chú rõ ràng các khoản không có hóa đơn để dễ dàng loại trừ khi quyết toán thuế. Nếu tại thời điểm vay, số dư tiền mặt trên giấy tờ lớn hơn số tiền đi vay, chi phí lãi vay phát sinh sẽ không được tính vào chi phí hợp lý và có nguy cơ bị loại bỏ khi quyết toán thuế.

– Ngoài ra, quỹ tiền mặt không được để âm. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng đối với những người mới làm kế toán có thể dễ mắc sai sót. Nếu doanh nghiệp thiếu tiền mặt, có thể lập hợp đồng vay từ giám đốc hoặc cổ đông với lãi suất 0%, sau đó khi có nguồn tiền, thực hiện thanh lý hợp đồng vay và hoàn trả. Việc điều chỉnh dòng tiền cần thực hiện hợp lý để đảm bảo cân đối tài chính và tránh sai sót khi kiểm tra sổ sách.

4. Sổ phụ ngân hàng

– Cần lưu trữ đầy đủ sổ phụ ngân hàng theo từng tháng, bao gồm: sổ phụ, giấy báo nợ – báo có, cùng với các chứng từ liên quan như giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,… Nếu có thể thu thập sao kê cả năm thì càng tốt.

– Nên chuẩn bị cả bản cứng lẫn bản mềm của sổ phụ, với file mềm có thể trích xuất trực tiếp từ Internet Banking để tiện tra cứu. Trong trường hợp thiếu chứng từ, nên kiểm tra và bổ sung ngay vào cuối năm bằng cách yêu cầu ngân hàng in lại, dù có mất phí nhưng vẫn đơn giản hơn nhiều so với việc chờ đến khi bị kiểm tra mới gấp rút bổ sung. Những việc này không quá phức tạp, nên giải quyết ngay theo từng tháng để tránh dồn việc và tránh bị gây khó dễ khi có thanh tra sau này.

5. Lưu trữ hóa đơn đầu ra:

– Hóa đơn nên được sắp xếp theo thứ tự từng cuốn để dễ dàng quản lý. Nếu sử dụng hóa đơn đặt in, số thứ tự đã được đánh sẵn, trong khi hóa đơn mua từ cơ quan thuế chỉ có số seri, do đó cần tự đánh số cuốn theo thứ tự sử dụng, kèm theo thời gian xuất hóa đơn tương ứng. Ví dụ, sau khi sử dụng hết cuốn số 1 với hóa đơn được phát hành từ ngày 01/01/2015 đến 31/01/2015, có thể ghi nhãn bên ngoài cuốn để dễ dàng tra cứu khi cần, tránh mất thời gian lật từng trang tìm kiếm.

– Đối với hóa đơn bị hủy, cần liệt kê tất cả số hóa đơn hủy trong cuốn đó, ghi chú rõ ràng và dán nhãn ngay trên bìa trong của cuốn hóa đơn để tiện theo dõi. Đồng thời, nên lập một file Excel quản lý toàn bộ hóa đơn từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động. Khi cơ quan thuế kiểm tra, có thể nhanh chóng đối chiếu mà không mất thời gian tìm kiếm, kể cả với số lượng lớn hóa đơn hoặc dữ liệu nhiều năm trước.

– Khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ so sánh tình hình sử dụng hóa đơn với bảng kê hóa đơn đầu ra, đồng thời kiểm tra trực tiếp từng cuốn để xác định hóa đơn bị hủy có thực sự bị hủy không. Nếu doanh nghiệp kê khai sai, bỏ sót hóa đơn hủy hoặc không có biên bản hủy hợp lệ, có thể bị xử phạt.

– Đối với hóa đơn liên 2 bị khách hàng trả lại, cần dán ngay vào cuốn hóa đơn gốc, gạch chéo đánh dấu hủy và đính kèm biên bản hủy ngay phía sau để đảm bảo chứng từ đầy đủ, tránh rủi ro khi thanh tra thuế.

6. Lưu trữ hóa đơn đầu vào:

– Hóa đơn đầu vào nên được đục lỗ và sắp xếp theo thứ tự trên tờ khai thuế GTGT, sau đó đóng thành tập theo từng tháng hoặc từng quý tùy theo số lượng hóa đơn phát sinh. Khi cần tra cứu, chỉ cần đối chiếu với vị trí của hóa đơn trên tờ khai là có thể tìm thấy ngay. Đồng thời, tờ khai thuế GTGT cũng nên được lưu chung trong cùng một tập. Nếu lưu theo quý, có thể kèm theo các tờ khai khác như Tờ khai tình hình sử dụng hóa đơn, Tờ khai thuế TNCN và Tờ khai thuế TNDN tạm tính để dễ dàng theo dõi.

– Ngoài ra, nên in sổ cái tài khoản 133 đã được hạch toán khớp với bảng kê hóa đơn đầu vào để thuận tiện trong việc đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và báo cáo thuế. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và tránh sai sót khi quyết toán.

– Một lưu ý nữa là không nên quá lo lắng về các chi tiết nhỏ trên hóa đơn. Mình thấy nhiều bạn thường băn khoăn về việc viết thiếu một chữ, có thể viết tắt hay không, hoặc cần ghi chính xác từng ký tự như thế nào. Thực tế, trừ khi có sai sót nghiêm trọng, những lỗi nhỏ như thiếu dấu câu, sai một chữ hay thiếu một phần trong tên công ty cũng không ảnh hưởng quá nhiều. Cơ quan thuế thường kiểm tra dữ liệu trên hệ thống trước, dựa trên bảng kê đầu vào. Chỉ khi có dấu hiệu bất thường, họ mới yêu cầu xem hóa đơn gốc, nên không cần quá căng thẳng về những lỗi nhỏ lẻ.

7. Hóa đơn trên 20 triệu:

– Với các hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, bắt buộc phải thanh toán qua chuyển khoản, điều này chắc hẳn ai cũng đã biết. Tuy nhiên, để thuận tiện khi cần chứng minh với cơ quan thuế, bạn nên photo Ủy nhiệm chi (UNC) đính kèm hóa đơn hoặc ghi chú lại ngày thanh toán tương ứng. Mỗi người có thể có cách quản lý riêng, nhưng quan trọng là khi cần xuất trình chứng từ, bạn có thể tìm thấy ngay mà không mất thời gian tìm kiếm.

– Lưu ý rằng việc chuyển khoản phải thực hiện trực tiếp từ tài khoản của công ty mua sang tài khoản của công ty bán. Nếu sử dụng giấy nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng của bên bán thì không được chấp nhận.

– Khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ xem xét xem hóa đơn trên 20 triệu có đi kèm UNC thanh toán hay không. Nếu không thể cung cấp chứng từ thanh toán hợp lệ, phần thuế GTGT sẽ không được khấu trừ. Do đó, hãy đảm bảo rằng chứng từ thanh toán luôn được chuẩn bị sẵn sàng để xuất trình ngay khi cần. Nếu để đến lúc kiểm tra mới tìm thì rất dễ bị thất lạc, gây khó khăn trong việc giải trình.

– Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện thanh toán qua ngân hàng mà sử dụng phương thức cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (tức là hai bên có giao dịch mua bán qua lại và bù trừ nghĩa vụ thanh toán), thì cần lập Biên bản cấn trừ công nợ có đầy đủ chữ ký xác nhận của cả hai bên. Chỉ cần thực hiện đầy đủ thủ tục này một cách chính xác, cơ quan thuế sẽ không có lý do để bác bỏ. Công ty mình áp dụng cách này và chưa từng gặp vấn đề gì khi bị kiểm tra.

8. Hàng phi mậu dịch:

– Thuế GTGT của hàng phi mậu dịch vẫn có thể được khấu trừ nếu hàng hóa đó phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

– Tuy nhiên, hàng phi mậu dịch không thể bán một cách dễ dàng do thủ tục pháp lý phức tạp. Về lý thuyết, việc bán vẫn có thể thực hiện được, nhưng quy trình khá rườm rà và không rõ ràng. Nếu doanh nghiệp có hàng phi mậu dịch, tốt nhất nên nhập kho để sử dụng thay vì tìm cách xuất hóa đơn bán ra, vì có thể gặp nhiều rắc rối về thủ tục.

9. Hóa đơn mua hàng của công ty đã bỏ trốn:

– Tuyệt đối tránh giao dịch với các doanh nghiệp có dấu hiệu là công ty ma. Đừng chủ quan nghĩ rằng chỉ cần có đầy đủ chứng từ, thanh toán qua ngân hàng và giao dịch đã diễn ra từ lâu là sẽ không có vấn đề gì.

– Nếu doanh nghiệp vô tình nhận hóa đơn từ một công ty đã bỏ trốn, hậu quả có thể rất nghiêm trọng:

Thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ.
Chi phí ghi nhận từ hóa đơn này sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.
Doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính, bị truy thu thuế và chịu tiền phạt chậm nộp.

– Tùy vào mức độ nghiêm trọng, hành vi này có thể bị coi là gian lận thuế hoặc trốn thuế. Trước đây, thời hạn truy cứu trách nhiệm là 5 năm, nhưng hiện nay đã tăng lên 10 năm.

– Một rủi ro khác là doanh nghiệp mua hàng kê khai thuế đầu vào một kiểu, trong khi bên bán lại kê khai thuế đầu ra theo một nội dung khác, số tiền không khớp. Trong một số trường hợp, khi cơ quan thuế xác minh, có thể phát hiện hai bên khai báo hoàn toàn không trùng khớp, giống như hóa đơn bị chỉnh sửa giữa liên 1 và liên 2. Doanh nghiệp không chỉ gặp rủi ro khi đối tác bỏ trốn mà ngay cả khi bên bán vẫn hoạt động nhưng không trung thực trong khai báo thuế.

– Trường hợp công ty mình gặp phải là bị xử phạt nặng nhất trong khoản này, với mức phạt lên đến 70% số tiền bị tổn thất, bao gồm cả truy thu thuế GTGT, thuế TNDN, phạt chậm nộp và phạt vi phạm hành chính. Vì vậy, cần hết sức cẩn trọng khi lựa chọn đối tác giao dịch để tránh những hậu quả không đáng có.

>>> Tham khảo: Luật Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp Mới Nhất

10. Hạch toán phân loại chi phí:

– Theo kinh nghiệm của mình, ngay từ khi hạch toán, mình đã phân loại sẵn các khoản chi phí hợp lý và không hợp lý. Đến khi quyết toán, chỉ cần thực hiện bước loại bỏ những chi phí không đủ điều kiện khấu trừ, giúp quá trình làm báo cáo thuế trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

– Để quản lý chi phí không hợp lệ, mình sử dụng tài khoản 6423 để ghi nhận tất cả các khoản chi không có hóa đơn hoặc hóa đơn không hợp lệ, tức là những chi phí chắc chắn sẽ bị loại khi quyết toán thuế.

– Ngoài ra, mình dùng tài khoản 6428 để theo dõi các khoản chi phí có tính chất nhạy cảm, tức là những chi phí có thể được chấp nhận nhưng cần đáp ứng một số điều kiện nhất định. Ví dụ như chi phí tiền phòng công tác, chi phí tiếp khách… Những khoản này phải có đủ chứng từ đi kèm như quyết định công tác, giấy đi đường. Trước đây, một số loại chi phí này bị khống chế mức khấu trừ, nên mình phân loại riêng để dễ kiểm soát. Hiện nay, dù không còn giới hạn nữa, mình vẫn duy trì cách làm này để quản lý tốt hơn.

– Để tránh sai sót, khi hạch toán các khoản không có hóa đơn, mình thường ghi chú rõ ràng, chẳng hạn như: “Chi… không có hóa đơn” hoặc “Chi… có hóa đơn nhưng không hợp lệ”. Việc này giúp dễ dàng nhận diện nếu có sai sót trong việc ghi tài khoản, đồng thời khi lập báo cáo tài chính cuối năm cũng có thể phát hiện nhanh và điều chỉnh kịp thời. Cơ quan thuế khi kiểm tra cũng dễ dàng nắm bắt thông tin, giảm bớt việc phải giải trình nhiều lần.

– Nếu có sai phạm, mức phạt sẽ tùy theo mức độ vi phạm, bao gồm:

Truy thu thuế GTGT và thuế TNDN trên số tiền bị loại.
Phạt theo tỷ lệ phần trăm trên số thuế bị truy thu.
Phạt hành chính, có thể kèm theo phạt chậm nộp thuế nếu phát hiện muộn.Những kinh nghiệm này mình rút ra từ thực tế làm báo cáo thuế, hy vọng sẽ giúp các bạn giảm bớt áp lực công việc và hạn chế rủi ro khi quyết toán.

II. Các công việc cần thực hiện trước khi làm việc với cơ quan thuế

Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;
Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng;
Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định;
Điều chỉnh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;
Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.

III. Kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế hiệu quả

1. Soát xét toàn bộ hồ sơ liên quan tới năm quyết toán.

Vào cuối mỗi năm, cơ quan thuế sẽ lập danh sách các doanh nghiệp nằm trong diện thanh tra, quyết toán thuế cho năm tiếp theo. Những doanh nghiệp được ưu tiên kiểm tra thường bao gồm các công ty có dấu hiệu bỏ trốn, có mức độ rủi ro thuế cao, tiếp theo là các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Khi danh sách chính thức được công bố, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo sơ bộ về kế hoạch kiểm tra và nội dung quyết toán. Vậy, khi nhận được thông tin này, bạn cần làm gì?

Bước chuẩn bị trước quyết toán thuếBạn cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ quyết toán thuế theo danh mục kiểm tra mà cơ quan thuế cung cấp. Tùy vào tình trạng hồ sơ, bạn có hai hướng xử lý:

Trường hợp 1: Hồ sơ còn nhiều sai sót, chưa hoàn thiện

Nếu sổ sách chưa đầy đủ, giấy tờ còn thiếu hoặc có nhiều lỗi sai, bạn sẽ cần một khoảng thời gian để rà soát, sửa chữa và bổ sung các chứng từ cần thiết.

Trong trường hợp này, để có thêm thời gian chuẩn bị, bạn có thể trao đổi với đoàn kiểm tra thuế để đề xuất lùi thời gian quyết toán. Sau đó, gửi công văn chính thức đến cơ quan thuế để xin gia hạn thời gian kiểm tra.

Trường hợp 2: Hồ sơ đã sẵn sàng, đầy đủ

Nếu chứng từ và sổ sách đã được hoàn thiện, bạn chỉ cần kiểm tra lại lần cuối, bổ sung những giấy tờ còn thiếu theo nội dung yêu cầu của cơ quan thuế.

Để quá trình kiểm tra diễn ra suôn sẻ, hãy sắp xếp chứng từ theo từng danh mục, đóng gói cẩn thận để dễ dàng cung cấp khi cần.

Lưu ý quan trọng: Nếu hồ sơ chưa thực sự sẵn sàng, bạn có thể hoãn để có thời gian hoàn thiện trước khi quyết toán. Đây là một phương án hợp lý giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tránh sai sót khi cơ quan thuế kiểm tra.

2. Đón tiếp đoàn kiểm tra chu đáo và luôn hợp tác những thứ cần thiết

– Đón tiếp đoàn kiểm tra

Khi đoàn kiểm tra thuế đến làm việc, hãy tiếp đón chu đáo để tạo ấn tượng tốt ban đầu. Bạn có thể liên hệ với trưởng đoàn để hỏi xem có cần công ty bố trí phương tiện đưa đón hay không (dù thông thường cơ quan thuế đã có xe riêng).

Nếu công ty có cổng bảo vệ, nên thông báo trước để cho phép xe của đoàn thuế vào thẳng khu vực làm việc, tránh tình huống đoàn phải xuống xe đi bộ vào, gây bất tiện.

Ngoài ra, cũng nên chuẩn bị đầy đủ trà nước, bánh kẹo hoặc đồ tiếp khách để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đoàn kiểm tra.

– Thái độ khi làm việc với cơ quan thuế

Luôn trung thực và thẳng thắn khi trao đổi. Nếu có sai sót, hãy thừa nhận và đề xuất hướng khắc phục, không nên vòng vo hay tìm cách né tránh trách nhiệm.
Khi có quan điểm khác nhau về luật, không nên tranh luận trực tiếp. Thay vào đó, bạn có thể đề nghị kiểm tra lại thông tin và sau đó trích dẫn quy định pháp luật liên quan để làm rõ vấn đề.

– Xử lý yêu cầu cung cấp hồ sơ

Trước khi tiến hành quyết toán, cán bộ thuế thường gửi danh sách các tài liệu, biểu mẫu cần chuẩn bị. Lúc này, kỹ năng xử lý tình huống và kinh nghiệm của bạn sẽ rất quan trọng.

Luôn giữ thái độ tích cực, dù có đồng tình hay không. Hãy xác định những tài liệu nào đơn giản, có thể chuẩn bị nhanh chóng và ít sai sót nhất để gửi trước. Đối với những nội dung phức tạp hoặc nhạy cảm, có thể trì hoãn bằng cách viện lý do như bận công tác, có việc cá nhân hoặc nhân sự vắng mặt.

Một số trường hợp bạn có thể từ chối cung cấp tài liệu một cách khéo léo mà không gây mất thiện cảm.

– Một số lưu ý quan trọng

Luôn nghe điện thoại từ cán bộ thuế, tránh để họ cảm thấy bị phớt lờ hoặc thiếu hợp tác, điều này có thể ảnh hưởng đến quá trình làm việc sau này.

Cân nhắc thời điểm gửi hồ sơ: Việc cung cấp tài liệu quá nhanh và đầy đủ có thể khiến cơ quan thuế dễ dàng phát hiện nhiều lỗi hơn, đặc biệt nếu bạn chưa kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi gửi. Nếu chưa có kinh nghiệm rà soát chứng từ, tốt nhất nên chuẩn bị cẩn thận trước khi nộp.

3. Kinh nghiệm khi quyết toán thuế về cung cấp hồ sơ giấy tờ khi Quyết toán thuế

Khi đoàn quyết toán thuế đến làm việc tại doanh nghiệp, nguyên tắc quan trọng là chuẩn bị không gian làm việc riêng cho đoàn kiểm tra. Tuyệt đối không để toàn bộ hồ sơ, sổ sách kế toán trong phòng này, vì điều đó tiềm ẩn nhiều rủi ro trong quá trình kiểm tra.

Nếu cán bộ thuế yêu cầu cung cấp hồ sơ cụ thể, họ thường sẽ cần cả bản cứng và bản mềm (dạng file sao chép vào USB). Để hạn chế việc này, bạn có thể tìm cách tránh cung cấp bản mềm, vì khi có dữ liệu điện tử, họ sẽ dễ dàng rà soát, phân tích và phát hiện sai sót.

Đối với bản cứng, cũng không nên đưa ngay lập tức. Một cách xử lý hiệu quả là có thể nói: “Anh/chị chờ em đi photo trước vì sếp không cho phép sử dụng bản gốc”. Điều này giúp bạn có thời gian kiểm tra lại hồ sơ trước khi cung cấp.

Lưu ý quan trọng: Chỉ cung cấp khi thực sự cần thiết và đúng thời điểm.

4. Kinh nghiệm khi quyết toán thuế để trả lời cán bộ thuế

Trong quá trình làm việc, hạn chế ngồi cùng phòng với cán bộ thuế. Càng ít tiếp xúc trực tiếp, bạn càng giảm thiểu cơ hội để họ đặt câu hỏi liên tục. Khi bị hỏi nhiều, khả năng để lộ những thông tin không cần thiết cũng cao hơn.

Đối với những câu hỏi từ cán bộ thuế, bạn cần biết cách phân loại:

Những câu có thể trả lời ngay: Là những nội dung bạn chắc chắn, hoặc những vấn đề không ảnh hưởng đến quyết toán thuế.

Những câu cần thời gian chuẩn bị: Khi gặp câu hỏi khó hoặc liên quan đến các chứng từ phức tạp, hãy sử dụng một câu trả lời khéo léo như:

“Anh/chị cho em thời gian kiểm tra lại hồ sơ, vì đã lâu không xử lý nên em chưa nhớ rõ. Em sẽ giải trình ngay khi có thông tin chính xác”.

Điều này giúp bạn có thời gian xem lại sổ sách, chuẩn bị câu trả lời chặt chẽ, tránh sai sót và đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật.

Lưu ý quan trọng: Không vội vàng trả lời ngay lập tức, ngay cả khi bạn đã biết câu trả lời, để tránh vô tình cung cấp thông tin bất lợi cho doanh nghiệp.

5. Quyết toán thuế cần hỗ trợ, giúp đỡ

Sau vài ngày làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp, đoàn kiểm tra thuế sẽ lập biên bản tạm thời và thông báo kết quả ban đầu cho công ty. Trước khi bạn và Giám đốc đặt bút ký vào biên bản, hãy xem xét kỹ nội dung để xác định những khoản chi phí có thể đề xuất loại bỏ nhằm giảm bớt số thuế phải nộp. Đây là thời điểm thích hợp để bạn khéo léo trao đổi với cán bộ thuế, giải thích hợp lý về các khoản chi phí doanh nghiệp đã ghi nhận và đề nghị họ xem xét điều chỉnh.

Để một khoản chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, cần đáp ứng đủ 4 điều kiện:

Phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh: Doanh nghiệp cần có cơ sở hợp lý và tuân thủ quy định pháp luật khi giải thích lý do ghi nhận khoản chi này.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Chứng từ phải đảm bảo tính chính xác, hợp pháp theo quy định kế toán.
Thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn trên 20 triệu đồng: Các khoản chi lớn phải được thực hiện qua hình thức chuyển khoản để đủ điều kiện khấu trừ.
Không thuộc danh sách các khoản chi không được trừ: Nếu một khoản chi rơi vào nhóm bị cấm khấu trừ theo quy định, khả năng xin điều chỉnh là rất thấp.

Điều cần lưu ý khi ký biên bản: Khi giải trình trực tiếp, bạn có thể thương lượng linh hoạt bằng lời nói, nhưng một khi biên bản đã được ký, mọi vấn đề phát sinh sẽ phải xử lý thông qua công văn gửi lên cơ quan thuế. Lúc này, quá trình điều chỉnh sẽ trở nên phức tạp hơn vì có thể liên quan đến cấp quản lý cao hơn như đội trưởng đoàn kiểm tra, chi cục phó…

Lưu ý quan trọng: Biết cách trình bày khéo léo và mềm mỏng khi trao đổi với cán bộ thuế để đạt kết quả tốt nhất.

6. Kinh nghiệm giải trình sau khi có biên bản ghi nhận số liệu

Sau khi biên bản ghi nhận số liệu được lập, bạn cần sắp xếp các nội dung cần giải trình một cách có hệ thống. Hãy ưu tiên theo mức độ quan trọng – từ các khoản có giá trị lớn đến nhỏ, từ những nội dung đúng hoặc gần đúng cho đến những khoản có thể giải thích theo hướng phù hợp.

Lưu ý khi giải trình:

Trả lời đúng trọng tâm câu hỏi mà cơ quan thuế đặt ra, tránh lan man hoặc đề cập đến những vấn đề không liên quan.
Trích dẫn đầy đủ các quy định pháp luật để chứng minh tính hợp lý của từng khoản chi phí. Nếu không có căn cứ rõ ràng, đừng tranh cãi với cơ quan thuế, vì điều đó có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp.
Giải trình theo hướng hợp tình, hợp lý, hạn chế đề cập đến các khoản chi nhạy cảm để tránh bị loại trừ hoặc làm tăng rủi ro khi kiểm tra sâu hơn.
Tận dụng các mối quan hệ trong phạm vi cho phép để hỗ trợ quá trình giải trình đạt hiệu quả tốt nhất.

Lưu ý: Giải trình phải hợp lý, có cơ sở và tận dụng tối đa các lợi thế sẵn có để đạt được kết quả tốt nhất.

7. Hãy nộp tiền thuế, tiền phạt đúng hạn sau khi có biên bản, quyết định phạt cuối cùng.

Sau khi nhận được quyết định xử phạt chính thức, doanh nghiệp cần nhanh chóng lên kế hoạch tài chính để nộp thuế và tiền phạt đúng thời hạn. Việc chậm nộp không chỉ khiến doanh nghiệp bị tính thêm lãi phạt mà còn có nguy cơ bị cưỡng chế nợ thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động kinh doanh sau này.

Lời khuyên: Hãy đảm bảo theo dõi sát thời hạn nộp thuế và ưu tiên hoàn thành nghĩa vụ tài chính sớm nhất có thể để tránh rắc rối về sau.

Làm việc với cơ quan thuế đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác và hiểu biết rõ về các quy định pháp luật. Khi nắm vững kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng xử lý các thủ tục, tránh sai sót không đáng có và đảm bảo tuân thủ quy định.

>>> Xem thêm: Học kế toán thuế chuyên sâu ở đâu tốt