Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử năm 2018

, , Leave a comment

Sang năm 2018 việc sử dụng hóa đơn điện tử đã ngày càng được các doanh nghiệp, các tổ chức bán hàng và cung cấp dịch vụ sử dụng. Tuy nhiên không phải kế toán nào cũng biết cách để được sử dụng hóa đơn điện tử . Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn việc đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Các bạn tham khảo nhé.

>>>Xem thêm: Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy 

Để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 mẫu giấy tờ :

– Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

– Mẫu phát hành hóa đơn điện tử.

– mẫu ký số vào hóa đơn điện tử mẫu.

Sau đây chúng ta cùng đi chi tiết vào từng mẫu :

1.Mẫu 1- Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Mẫu này được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông tin điện tử cơ quan thuế (Theo mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)

Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Cổng thông tin Tổng cục thuế: nhantokhai. gdt.gov.vn 

học nghiệp vụ kế toán

Cổng thông tin Tổng cục thuế
Cổng thông tin Tổng cục thuế

2. Mẫu 2 – Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi phát hành Doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp ( Theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)

Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

“Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.”

Các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đươn điện tử lần đầu qua mạng.

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)

– Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)

Lưu ý:

– Quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu -> phải là bản Scan và được đưa chung vào 01(một) bản dưới dạng word (.doc).

– Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng XML

– Bên cạnh đó bạn cần chuẩn bị Chữ ký số

– Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML trên phần mềm HTTK

Trước tiên bạn cần phải tải phần mềm HTTK và cài đặt để sử dụng.

Sau đó đăng nhập vào phần mềm: Chọn “Hóa đơn” -> “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phât hành/Sau khi đã nhập xong các bạn chọn “Kết xuất XML”

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Xong bước này là có Thông báo phát hành hóa đơn điện tử file “XML”

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng file “XML”

– Truy cập vào cổng thông tin cục thuế: nhantokhai.gdt.gov.vn. Sau đó Đăng nhập theo MST của Doanh nghiệp.

– Chọn “Tài khoản” -> “Đăng ký thêm tờ khai”

Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 (hai) ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

– Sau đó chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” -> “Tiếp tục”

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi đã đăng ký xong tiến hành nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai” -> “Tải lên” file thông báo “XML”

Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu, quyết đinh sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn (Chú ý 3 file này phải có định dạng word )

Quá trình nộp 3 file word.

+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên cổng thông tin Tổng cục thuế:  nhantokhai. gdt.gov.vn

Sau đó các bạn vào mục: “Tra cứu” / “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn”

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

– Tiếp theo các bạn chọn file word đã tạo đính kèm. Sau đó  ký nộp là xong.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Lưu ý: Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.

+    Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng)
+    Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế nhé.

Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu  mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

3. Mẫu 3 – Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Sau khi gửi hóa đơn điện tử mẫu ( theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Kết luận: Để phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 mẫu trên và gửi cùng lúc lên chi cục thuế nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Tùy chi cục thuế sẽ có cách phản hồi lại doanh nghiệp khác nhau.

TH1: Phản hồi thông tin qua địa chỉ mail, gọi điện…với nội dung chấp thuận, từ trối hoặc chỉnh sửa.

TH2: Sau 3 ngày là việc tính từ ngày gửi 3 mẫu kể trên lên chi cục thuế. Nếu không có phản hồi thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Còn nếu có phản hồi thì doanh nghiệp tuy vào nội dung phản hồi của mà điều chỉnh.(thư phản hồi có nội dung yêu cầu chỉnh sửa hoặc thư từ trối việc cấp phép sử dụng và lý do của việc từ trối )

Tham khảo ngay: Học kế toán thực hành ở đâu tốt

Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử năm 2018
5 (100%) 1 vote

 

Leave a Reply